歩留まりではなく、“時間”に向き合った生産性改善

BACKGROUND

歩留まりではなく、“時間”に向き合った生産性改善

CAの生産性向上を考える中で、私たちは決定率や歩留まり改善といった従来のアプローチだけでなく、CAが本来向き合うべき業務に使える時間そのものを増やすことに着目しました。

業務を洗い出した結果、面談対策の一環として行っていた応募書類（履歴書・職務経歴書）の作成業務に、CAごとの作業時間に大きな差があることが分かりました。ITリテラシーの高いメンバーであれば10分程度で完了する一方、苦手意識のあるメンバーでは30分近くかかるケースもありました。

作業が途中で分断される点も課題でしたが、それ以上に、AIを活用することで業務時間そのものを大きく圧縮できる余地があると感じたことが、改善に着手した一番のポイントです。この業務を短縮できれば、CAがより本質的な支援や提案に集中できると考えました。

REASON

スマレジュ導入の決め手

「“誰でも使えて、95％完成形”をワンクリックで」

導入検討にあたり、重視した前提条件が二つありました。一つは、当社が利用している基幹システム（ポーターズ）と連携できること。そしてもう一つは、高品質であることです。

特に意識したのは、ITリテラシーやAIに苦手意識のあるメンバーが「使ってみたけれど、なんとなく違う」「結局手直しが多い」と感じてしまう初期のアレルギー反応が出ないかどうかという点でした。

また、これまで当社では人によってアウトプットのクオリティ差が大きく、品質が属人化しやすいことも課題でした。その観点で見ると、スマレジュは出力される書類の精度が非常に高く、ほぼ完成形（体感で95％）の状態で仕上がってきます。この完成度であれば、ITリテラシーに関係なく、誰でも迷わず使え、最初の心理的ハードルを超えられると判断しました。

また、当社のユーザーにフィットした表現や言い回しへのカスタマイズが可能である点や、導入後の手厚いフォロー体制も、意思決定を後押ししました。

RESULT

導入による成果

応募書類作成が、“5分未満”の業務に

スマレジュ導入後、応募書類作成にかかる時間は大きく改善されました。基幹システムと連携しているため、履歴書・職務経歴書の作成自体は約1分。その後、CAが内容を確認・微調整しても2〜3分程度で完了します。現在では、多く見積もっても5分未満で応募書類作成が完結しています。

短縮された時間でより候補者の魅力を伝えられるようなブラッシュアップにも時間が使え、付加価値が高い業務に集中できています。

簡単な操作で誰でも使えて高品質な書類生成

「ワンクリック」で完了する仕組みのため、課題だったITリテラシーが低いメンバーへの導入も非常にスムーズでした。個人別の利用回数をモニタリングできることで、現場への定着や活用促進にもつながっています。また、候補者とのグリップが握れるという効果も実感しています。

候補者の離脱率低下へ貢献

肌感覚ですが、利用前は離脱率に課題がありましたが、あるチームではそれぞれに候補者が5〜6名ずついて2〜3人が離脱してしまうのが1〜2名ぐらいに減ったという感覚があります。

VOICE

担当者の声

業務効率化により候補者とのコミュニケーション密度が向上

スマレジュを導入して、日々の業務がかなり楽になったと実感しており、候補者とのコミュニケーションに時間を割くことができ、最適な求人提案ができるようになりました。

新人の教育改善

これまでは履歴書・職務経歴書の作り方を体系的に教わらないまま現場に出る新人も多く、業務の中で都度聞きながら進めるしかなく、教育にも手間と時間がかかっていましたが応募書類作成が標準化されて教える側・教えられる側双方の工数削減と品質向上を実現できました。

候補者との信頼関係の構築

候補者対応においても「書類作成は時間がかかる」という前提があると、スピード感が出ず、グリップ（候補者の温度感維持）に苦労する場面がありました。スマレジュなら履歴書・職務経歴書を想像以上に早く高品質で作成できるため、「こんなに早く作ってくれるんだ」と候補者に実感してもらえ、信頼感につながります。結果として、初動の印象が良くなり、候補者のグリップもしやすくなりました。

書類作成支援がサポートの一環として安定供給可能に

これまでも「書類作成支援」もサポートの一環として提供したい気持ちはありましたが、実際には手が回らず、十分に実行できていないのが現実でした。スマレジュの導入によって、その“やりたかったサービス”を無理なく標準で提供できるようになったのも、大きな変化です。

NEXT

今後の展望

応募書類作成の効率化にとどまらず、今後はAIを活用した業務改善をさらに進めることで、CAとしてより付加価値を発揮できる業務の割合を増やしていきたいと考えています。空いた時間を候補者とのコミュニケーションや提案の質向上など、本来注力すべき領域に充てられる状態を目指しています。

またスマレジュについても、現場での活用をより標準化していきたいと思います。現時点ではメンバーによって「使っている・使っていない」の差がまだあると実感しているため、運用ルールや定着支援を整え、チーム全体で当たり前に活用できる状態へ引き上げていきたいです。