「どうせうちでは無理」を越えて。書類作成1時間が5分になり、候補者と向き合う時間が生まれた。

BACKGROUND

お客様に返す時間を、どれだけ創出できるか

七十七銀行の100％出資により2022年に設立された、七十七ヒューマンデザイン株式会社。宮城・東北の企業に対し、幹部候補やリーダー人材といった「会社の中核を担う人」の紹介を軸に、専門人材シェアリングから結婚相談事業まで、“人”にまつわる課題解決を幅広く手がけています。

CA（キャリアアドバイザー）業務を担う営業部 チーフエキスパートの工藤新大郎氏は、若年層からシニア層、バックオフィスから技術職まで領域を分けず、あらゆる転職希望者の相談に対応。同時に、社内の施策ではプロジェクトオーナーを務めることが多く、業務効率化の推進役という顔も持ちます。

お客様に返す時間をどれだけ創出できるか。マンパワーを増やす方法もありますが、そこには限界があります。一人当たりの生産性向上は、この半年ほど、最優先といっていい位置づけで取り組んできました

営業部 チーフエキスパート 工藤 新大郎 氏

書類が返ってこないまま、候補者が離れていく

最大のボトルネックは、応募書類の作成でした。同社はSNSを通じた求職者の獲得にも力を入れており、そこで出会う方の多くは、履歴書や職務経歴書をこれから作成するフェーズの方々です。

「当初はフォーマットをお送りして、『これをベースに、まずはご自身で作成してみてください』とお願いしていました。ところが、書類が返ってこないことが多く、そのままサービスアウトしてしまうという課題がありました」

ならばこちらでヒアリングしながら作ろう──そう切り替えると、今度は工数が跳ね上がりました。書類作成のための面談を1時間かけて、履歴書と職務経歴書がギリギリ仕上がるかどうか。それでも宿題が残る。面談と合わせれば、1名あたり2時間かけているケースもありました。推薦状も1件ずつ手打ちで、1件30分を要することもあったといいます。

「工数が回らなくなり、面談数が伸びない。そこが明確なボトルネックになっていました」

担当者によって、通過率が変わってしまう

もう一つの課題が、品質のばらつきでした。メンバーは全員が人材紹介の経験者。しかし、得意としてきた領域も、総合エージェント出身か特化型出身かも、それぞれ異なります。

「どのCAが担当するかによって、書類の通過率が変わってしまう。お客様に対して均質なサービスを提供できていなかったのだろうな、というのは正直あります」

加えて、銀行グループならではの承認フローもあります。企業へ推薦書類を送る際には、宛先も内容も添付ファイルも、必ず役職者の承認を得なければなりません。差し戻しが発生すれば、その分だけ時間が積み上がっていきます。

人を増やすのでも、外注するのでもなく

直近で人員は大きく増やしたばかり。一定の人数が揃った今、次に目指すべきは効率化でした。では外注は──という選択肢も、同社は取りませんでした。

「外注して書類だけアウトプットを受け取ると、なぜそうなったのか、その間のプロセスが社内に残りません。ツール導入であれば、前提情報を入力し、それがどういう形でアウトプットになったのかを各担当が見られる。PDCAも回せますし、ツールをうまく使うという観点も出てきます。だからこそ、今回はスマレジュを選びました」

REASON

スマレジュ導入の決め手

決め手① 基幹システム「PORTERS」との連携

きっかけは、基幹システムとして利用しているPORTERSからの紹介でした。

「比較検討したツールは、正直ありません。PORTERSが我々の基幹システムですから、そこと連携できているのは、おそらくスマレジュだけ。『使うのであればスマレジュ、もしくは使わないか』という検討でした。条件としては、PORTERS連携がしっかりしているかどうか。そこに尽きました」

決め手② ワンクリックで出てくる書類の精度

トライアルは、実務そのままの形で行われました。面談後の情報入力は必ずスマレジュから、推薦書類は必ずスマレジュでベースを作成する──そう決めて運用したところ、生成件数は週100件規模に達したといいます。

「まず、思ったより精度が高い、というのが正直な感想でした。ワンクリックでこのクオリティなら、導入しない手はない。キャリアアドバイザーはほぼ全会一致で『これは導入したい』という結論になりました」

決め手③ データが手元に残る、という設計

最後まで残った論点は、セキュリティでした。

「機能が良くても、セキュリティ面が厳しければ入れられません。そこは慎重に検討しようというのが、最後まで課題として残りました」

判断を後押ししたのは、スマレジュ側にデータが蓄積されない設計であることでした。

「PORTERSとのトンネルを作るイメージだと捉えていました。データは、我々が管理するPORTERSにしか蓄積されていかない。そこが、非常にありがたい点でした」

もしスマレジュ側に候補者の氏名などが蓄積される仕組みだったら──と、工藤氏は続けます。

「今回の10倍ほどのフローを踏まなければならなかったはずです」

データの保管場所はどこか。AIの学習に使われるのか。その問いに即座に回答が得られたことが、金融グループとしての判断を大きく早めました。

RESULT

導入による成果

成果1：書類作成が、1時間から5分へ

「案文を作るという観点でいえば、1時間かかっていたものが5分程度になった、という感覚です」

同社の使い方は、生成物を100％の完成形とせず、足りない部分は候補者へのメールでの追加ヒアリングで補うというもの。

「これまでは、伺った情報を履歴書・職務経歴書のフォーマットに落とし直すだけで、1時間かかるケースもありました。1時間から5分は、誇張表現ではないと思います」

成果2：面談とスカウトに、時間が戻った

「おかげで面談数もしっかり確保できていますし、それこそスカウトの時間ですね。重要だけれども、なかなか時間が取れていない。そうした感覚のあった領域に、時間を割けるようになりました」

“攻めの集客”にも手が回るようになり、狙いどおりに時間を使えている、と工藤氏は振り返ります。

成果3：想定していなかった、「書類の標準化」

当初は見込んでいなかった効果もありました。

「それぞれにCA経験があるがゆえに、使っている履歴書や職務経歴書のフォーマットが統一できていないのが実情でした。『自分が今まで使ってきたのはこの形式です』と。そこがサービス品質として標準化できていませんでした。スマレジュを導入したことで、基本的にスマレジュのフォーマットでベースを作る。CAによって書類が違うということがなくなったのは、我々にとってはむしろメリットでした」

「企業側から見ても、七十七ヒューマンデザインからの推薦書類がさまざまな形式で届くよりは、ベースが一定であるほうが、サービスとしての安心感があると思います」

「使わされている」を、つくらない

定着にあたっては、全員を集めた研修を実施したうえで、「ここが使いやすい」「ここが気になる」という意見を定期的に集約し、スマレジュ側へ随時フィードバックする体制をとりました。特徴的なのは、プロンプト設定の進め方です。

「私がすべて設定して『これでやってください』とするほうが楽です。ただ、メンバーはそれぞれにこだわりというか、プライドを持って仕事をしている。ですから、あえて全員で1時間以上かけてプロンプトを考える時間を取りました。自分たちで納得感のあるプロンプトでやっている、という状態をつくることで、“使わされている”という感覚を減らす。そこは意識しました」

利用状況のモニタリングも想定していましたが、出番はありませんでした。

「モニタリングするまでもなく、みんな本当によく使ってくれていて。私より使っているメンバーもいるくらいです」

ITに不慣れなメンバーの抵抗感も、ほとんどなかったといいます。

「全員がITに慣れているわけではありませんが、抵抗感はありませんでした。使い方が直感的でわかりやすい、というところが大きいと思います」

VOICE

担当者からの声

──セキュリティ要件が厳しく、AI導入に踏み切れないという企業も少なくありません。同じお立場の方へ、アドバイスをいただけますか。

まず、導入したいという熱意が大事だと思います。

私自身もともと銀行におりましたし、今も銀行グループにいるのでわかるのですが、『どうせうちでは導入できない』という諦めから入ってしまうケースは少なくありません。越えるべき壁の高さが、なんとなくエベレスト級に見えてしまっている。

ただ、今回の我々のように、データの保管場所によって重さが違う、といったところを一つひとつ紐解いていくことが大事だと思うのです。最初から『セキュリティが厳しいから無理だ』ではなく、どの要素がどうなればいけるのかを分解して考えると、論点は意外と複雑になりません。

スマレジュさんの場合は、その相談にも乗ってくださいます。データの保管や、学習に使うのかという問いにも、すぐに答えていただきました。最初から諦めムードで臨むのではなく、論点を明確にしていく。その作業さえすれば、導入は十分に可能だと思います

七十七ヒューマンデザイン株式会社 営業部 チーフエキスパート 工藤 新大郎 氏

NEXT

今後の展望

工藤氏が次に見据えるのは、求人と候補者のマッチングです。

「新着求人が次々に出てくるなかで、候補者といかに効率的にマッチングしていくか。マッチングの効率化・高度化は、今まさに注力したい分野です」

現状は、CAが能動的に動かなければ、新しい求人が候補者に届かない構造だといいます。

「求人公開と同時に、必要なスキルを持っている方すべてに届いている状態をつくりたい。このマッチングを手作業でやっていることによって、潰してしまっている可能性があるはずですから」

もう一つのテーマは、面談技術の均一化と底上げ。面談の録画や文字起こしを通じた振り返りの仕組みづくりにも、関心を寄せています。RA側の業務についても、現在は別軸で生成AIを用いた求人票の素案作成に取り組んでおり、今後の検討テーマとしています。

最後に、スマレジュへの期待を伺いました。

「今、我々の業務がすべて変わるくらいのインパクトをいただいていて、大変助かっています。今後は、履歴書や職務経歴書、推薦状の様式の選択肢が広がり、各社が自社に合う形にカスタマイズできる幅が広がると、とても嬉しいですね」